２００７年に溜め込んでいた、”後で読む”を斜め読みしていたところ、効果ありそうな整理整頓の秘訣を見つけました。今年は整理整頓を心がけようと思います。きっとできると思いたい。
7 Secrets of the Super Organized - Dumb Little Man
翻訳は適当ですので、間違いや分かりにくい部分などあると思います。原文を読みたい方は上をクリック。
整理整頓のための７つの習慣
２、３年前、私の生活はめちゃくちゃだった。私の家も、机も、頭の中もそうだった。そのときから、私自身を完全に整理整頓するいくつかの習慣を私はひとつずつ学んだ。
私は完璧だろうか？もちろん違うし、私はそうありだいとも思っていない。しかし、私は全ての物がどこにあるかを知っているし、今日しなければならないことも知っている、ほとんどの時間、物事を忘れないし、それに私の家はちらかっておらず比較的きれいだ（そう、あなたがよちよち歩きの幼児や走り回っている大きな子供を持っている時にできる程度にはきれいだ）。
ところで、その秘訣はなんだ？実際、なんの秘密もない。時間の経過とともに作り上げることができて、あなたが居たい場所へあなたを連れていってくれる、単純な習慣がある。これは、あなたの仕事、あなたの家庭、あなたの子供、あなたの趣味、あなたの生活に適用できる、習慣だ。私は、机やクローゼットのような、特定の物を整理するための特効薬をあなたに与える代わりに、あらゆる状況で何度も何度も繰り返し使うことのできる原則を提供する。
これは明快な原則だろうか？もちろんだ、もしあなたがその原則について考えようとするならだが。あなたはこれまでに他のさまざまな場所でその原則を読んだことがある。しかし、あなたはその原則を日々の生活に適用してはいないだろう、そしてそこにこそ問題があるのだ。私は、私や他の人の経験に基づいて、実際に機能する事への地道なガイドを提供しようとしている。
もしあなたの生活が、私がそうであったように、めちゃくちゃなら、一気に整理しようとすることを薦めない。それは圧倒的だ。その代わりに、最初の習慣から始めよう、そして１つ１つ順番に実行しよう。１度に少しだけその習慣を実行する、１度にあなたの生活の１つの領域、１度にあなたの自宅や職場の１つの領域。1ヶ月程度の間、1つの習慣を試してみる、そして次の習慣を試す。または、もしあなたができると思うなら、２つか３つの習慣を採用してみる。しかし、それら全てを１度に実行しようとしてはいけない。また、少なくとも最初のうち、相当に整理された仕組みが落ち着くまでは、毎日、ある程度の時間を整理整頓するためにとることを薦める（３０分や６０分）。そうすれば、１日あたり１０分もあれば物事がスムーズに進むようなるだろう、そして蓄積される物を取り除くために、（半年に1回くらい）大掃除をやればすむようになるだろう。
これがその７つの習慣だ。
１．整理する前に減らす。
物や仕事やプロジェクトを整理しようとするほとんどの人たちが犯す間違いはすべての混乱を整理しようとすることである、そしてその混乱はとても複雑なものだ。もしあなたが多くの物が詰め込まれたクローゼットを持っているなら、クローゼット整理用具を購入することもできるだろうが、その結果、あなたが多くの物が満載のクローゼットを持ち続けることに変わりはない。タイムマネジメントと同様、あなたは一杯に詰め込まれたスケジュールを整理することもできるが、そのようなスケジュールは多くの仕事が詰め込まれたまま何も変わっていない。解決策は、減らし、削除し、単純にすることだ。もしあなたが100個の物で満載のクローゼットを取り出し、その中の、あなたが好みそして使う、10個だけを残して後のすべてを捨て去るなら、あなたは素敵なクローゼット整理用具を必要としなくなる。タイムマネジメントも同様だ。つまり、もしあなたには今日やるべきことが10個あり、そして最も重要な３つの仕事のみに減らすことができるなら、あなたはもうスケジュールを必要としない。いかに減らすか？クローゼットや引き出し、その他の入れ物（スケジュールも含む）からすべてのものを取り出し、それを何もない状態にし、そしてあなたが本当に好きでいつも使うものだけを戻せ。この活動の後、元に戻せない山盛りの物が残るだろう。それらについても、捨てたり、寄付したり、売ったり、他のそれを好む人にあげたりすることで、なくしてしまう。もしあなたが不要なものの一部を捨てることができないなら、それを”たぶん”ボックスに入れ、屋根裏や地下室やその他の貯蔵庫に保存しなさい。それに内容説明と日付のラベルを貼っておき、半年後、あなたがそのどれも必要としないなら、それを捨てなさい。
２．常に書き出す。
私たちの頭脳はすばらしいものだが、頭脳はざるのようにもらすものでもある。私たちはなにか物事を覚える必要のあるとき、その物事を覚えておらず、そして私たちが必要としない時にそれは出てくる。覚える必要のある物事のストレージとして、あなたの頭脳を使う代わりに、書き出すべきである。私は出かけるときはいつでも小さなポケットサイズの手帳を持っていて、常に物事を書き出すようにしている。そして、そのアイデアや仕事を後で私のカレンダーやTodoリストに書き写す、そうするので私は忘れない。
３．１つの受信箱と１つの処理の手順を持つ。
実際には、２つの受信箱を必要とする。自宅のためのものと職場のためのもの。しかし、多くの人たちはそれ以上に多くの受信箱を持っている。机に書類が届くと、その書類は様々な場所に置かれる。電話の伝言メッセージは様々な場所に置かれる。手書きのメモはあらゆる場所に貼り付けられる。そのようにする代わりに、１つの受信箱を持ちなさい、そして入って来るすべての物をそこに置くようにすべきである。そして、1日に1回（もしその方があなたにとって有効なら、1週間に1回）、その受信箱を空にすべきである。その受信箱からアイテムを取り出し、その取り出したアイテムについてすべきことを決める、ただちに。例えば、捨てる、誰かに委任する、ファイルする、Todoリストに加える、すぐに実施する。あなたの受信箱が空になるまで、次のアイテムも同じように処理する。これらの判断を先送りしてはならない。
４．あらゆるもを１つの場所に。
前記の秘訣と関連しているのが、あなたの生活の１つ１つのアイテムがそれぞれ１つの場所を持つようにすることだ。あなたの車のキーはどこにありますか？あなたはそのキーのために１つの場所を決めていますか（玄関のドアの隣がベストである）？決めていれば、そのキーを二度と失くすことはなくなる。あなたのペンはどこありますか？あなたの雑誌はどうですか？私は自分の子供にすべてのおもちゃや子供部屋にある他の物のために”家”を見つけるように教えている。（とはいうものの、彼らのおもちゃはほとんどがホームレスだ）そして、これは私たち大人にとても有効なアイデアだ。つまり、１つ１つのアイテムは家を持つべきだ、そしてもし家がないなら私たちはそれを指定する必要がある。ラベルはアイテムの家がどこであるかを思い出しやすくしてくれる。そうすれば、もしテーブルやカウンターやベッドや机の上に何かがあるようなら、その何かがそこにあるべきでないことがわかる。その何かの家を見つけない、どこかに何かを単に放るだけではいけない。これと同じアイデアは情報にも適用される。つまり、すべてのあなたの情報を置くひとつの場所を持っていますか？もし持っていないなら、パーソナルWikiを試すべきである。パーソナルWikiは職場からも自宅からもアクセスできるし、あなたの生活の様々な種類の情報のためにページを作ることもできる、スケジュール、目標、Todo、見るべき映画、目を通すべき本、プロジェクトに関する覚書など。
５．すぐにそれをしまう。
ほとんどの人は、”後でしまおう”と考えて、テーブルやカウンターや机の上に何かを置く習慣を持っている。そう、このために物事がごちゃごちゃし混乱するのである。その代わりに、そのアイテムの家にすぐにしまいなさい。数秒かかるだけだし、この１つの習慣はあなたが後で多くの掃除や分別や整理整頓をしないですむようにしてくれる。あなたが何かを置こうとしていることに気づいたら、あなた自身を捕まえなさい、そしてあなたがそれをすぐにしまうように仕向けなさい。しばらくすれば、そうすることが習慣になる。
６．動くたびごとに掃除する。
５番目の習慣にきわめて関連している、この習慣は有効だ、なぜなら、山積みになった物事を後で大掃除するより、一日を通して仕事をしたり動いたりするたびごとに物事をきれいにした方がはるかに簡単だからだ。だから、もしあなたが料理をしているなら、散らかった食堂をそのままにする代わりに、あなたが皿を使うたびにその皿を洗うようにしなさい、そしてカウンターを拭くようにしなさい。同じ原則が私たちが行うすべての事に適用される。もしあなたがより少ない努力でより簡単にすべての事を行うなら、私たちはすべての事を実行するようになる。もし掃除すべき大きな混乱があるなら、私たちはその混乱に慣れ、圧倒され、そしてその混乱を先送りしようとする。
７．ルーチンとシステムを発展させる。
もしあなたがすべてのものを整理整頓しているなら、その心地よさをくつろいで楽しんでいるかもしれない。整理整頓されていることと簡素化された仕事環境や自宅を持つことはすばらしく満足のいくものだ。しかし、そのような好ましい状況での問題点は、しばらくすると、物事は再び整理されておらず散らかっている状態になりがちであることだ。物事は無秩序に引き寄せられる傾向がある。解決策として、整理整頓が維持されるシステムを発展させる必要がある。例えば、前述の受信箱の処理は１つのシステムだ。つまり、あなたは入って来るすべての書類を処理するための明確な手順を持っているし、その手順を実行するためのルーチンも持っている（1日に1回）。すべてのシステムは同じガイドラインに従う。つまり、明確な手順と、規定の間隔（1日に3回、1日に1回、1週間に1回、1ヶ月に1回など）で実行されるルーチン。重要なのは生活の中にあるシステムを見出し、そのシステムを、有効で、簡素で、整理されているようにするために、書き出すことだ（もし、あなたがそのシステムの存在を知らないとしても、それは存在している、ただ複雑で混沌としているかもしれない）。事務仕事やメール、子供のスケジュール、用事、洗濯、雑用、エクササイズ、その他あらゆるものを扱うシステムを作り上げなさい。一度、そのようなシステムが実現されたら、あなたはそのシステムが動き続けるように気を配る必要がある、そしてそのとき物事は整理されているだろう。
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